La gestion matricielle est un modèle organisationnel qui reflète les réalités contemporaines du monde du travail. Quelles sont ses spécificités, et surtout, quels sont les défis qu’elle présente pour les ingénieurs et les ingénieures municipaux ? Pierre Ethier, responsable de la formation Avoir du succès dans une organisation matricielle à ÉTS Formation, vous dit tout.
Une organisation matricielle repose sur une structure à deux axes :
- L’axe fonctionnel, représenté par la direction et les collègues. C’est l’axe hiérarchique.
- L’axe transversal, composé des gestionnaires ou des chargé.es de projet, qui mobilisent certains membres du personnel – à l’interne ou à l’externe – pour des projets spécifiques.
Dans une organisation matricielle, un.e employé.e peut donc avoir à travailler sous l’autorité fonctionnelle de son ou sa patron.ne tout en étant impliqué dans plusieurs projets simultanément.
En ingénierie municipale, cette structure organisationnelle, bien qu’elle comporte de nombreux avantages, représente tout un défi. Comme le souligne Pierre Ethier, les structures municipales sont reconnues pour être rigides. « Ce sont des silos de pouvoir où la structure hiérarchique peut être rigide. La culture organisationnelle est très solide et faire changer les choses peut prendre énormément de temps », affirme-t-il. Cela représente un obstacle majeur.
Avantages de l’organisation matricielle
Malgré tout, la gestion matricielle présente des atouts indéniables :
- Autonomie accrue : Le personnel doit se positionner de manière proactive et prendre des initiatives. « En matricielle, tu as tellement de leaders autour de toi, qui essaient de te faire faire plein d’affaires, qu’il faut que tu prennes ta place, que tu mettes des balises », dit monsieur Ethier. Ce haut degré d’autonomie est bénéfique pour les personnes qui cherchent à sortir d’un cadre strictement hiérarchique.
- Créativité et innovation : La flexibilité du modèle matriciel permet de mobiliser des ressources variées, favorisant l’émergence d’idées nouvelles. « En allant chercher des ressources un peu partout, à l’interne et à l’externe, c’est plus créatif », soutient le formateur.
- Économies d’échelle : En puisant dans différents départements ou en engageant des talents externes, les organisations peuvent optimiser leurs ressources et améliorer la disponibilité de celles-ci.
- Attractivité pour les nouvelles générations : Le modèle matriciel est particulièrement adapté aux jeunes travailleurs, habitués à des structures collaboratives et moins enclins à fonctionner dans des cadres hiérarchiques rigides
Défis et inconvénients de l’organisation matricielle
Malgré ses avantages, la gestion matricielle n’est pas exempte de difficultés. Parmi les plus courantes :
- Évaluation de la performance : La répartition des responsabilités entre l’axe fonctionnel et transversal complique l’évaluation des membres du personnel. Les patrons et patronnes ne disposent pas toujours d’une vision complète leurs contributions dans les projets, ce qui rend leur évaluation difficile. « Il faut vraiment ouvrir des canaux de communication entre la direction et les gestionnaires de projets, qui eux vivent avec les membres de l’équipe. Il faut qu’ils se partagent des connaissances, qu’ils s’alimentent pour bien évaluer les gens », soutient monsieur Ethier.
- Flou dans les rôles et responsabilités : Dans un cadre matriciel, les employé.es jonglent entre plusieurs tâches et projets, ce qui peut engendrer des ambiguïtés sur leurs fonctions réelles. « Les ingénieurs municipaux ont souvent à exercer du leadership sur des gens à l’extérieur de leur organisation – citoyen.nes, contracteur.es externes, etc. – et cela ajoute beaucoup de complexité à la définition des rôles et des responsabilités de chacun. Il faut des stratégies différentes pour réussir à intégrer ces ressources externes, qui n’auront t peut-être pas envie de changer leurs façons de faire. »
- Objectifs divergents : Les priorités des gestionnaires de projets peuvent entrer en conflit avec celles de la direction, mettant le personnel dans des situations difficiles.
- Gestion des priorités : La multiplicité des projets rend parfois la gestion des priorités complexe et source de stress
« Avoir du succès dans une organisation matricielle, ce n’est pas donc pas si facile. Sur papier, c’est super. Théoriquement, c’est le meilleur des mondes. Mais quand tu le vis, c’est moins évident », affirme le formateur à ÉTS Formation.
Solutions pour avoir du succès dans une organisation matricielle
Le succès dans une organisation matricielle repose sur la mise en place de bonnes pratiques. Voici quelques pistes :
- Clarifier les rôles et responsabilités : Définir clairement qui fait quoi dans chaque projet pour éviter les confusions.
- Aligner les objectifs : Encourager une communication étroite entre l’équipe de direction et les gestionnaires de projet pour s’assurer que les priorités ne s’opposent pas.
- Renforcer l’influence personnelle : En l’absence de leviers hiérarchiques, les membre du personnel doivent développer leur influence, notamment par la communication, la collaboration et la synergie d’équipe.
- Améliorer l’évaluation : Mettre en place des systèmes où les gestionnaires contribuent activement aux évaluations du personnel.
D’importantes mises en garde pour les ingénieur.es municipaux
Bien que l’organisation matricielle s’accompagne de certaines zones grises, c’est un modèle qui favorise la flexibilité et l’efficacité, des atouts majeurs à la productivité et à la rétention des employés. Pour que l’ingénierie municipale puisse en tirer profit, monsieur Ethier insiste sur deux points :
- La flexibilité : Il faut que les silos de pouvoir, souvent présents dans les villes, soient plus flexibles. « Sans les faire tomber complètement, ils doivent être plus flexibles. Il faut pouvoir travailler davantage en collaboration, il faut qu’il y ait une plus grande synergie entre les différents départements, il faut réduire l’aspect hiérarchique, qui est très solide. »
- La communication : Il faut permettre une communication 360 degrés. « Il faut diminuer la communication top down. Dans les villes, en général, la communication est plus facile du haut vers le bas, mais plus difficile du bas vers le haut. Dans une organisation matricielle, la communication doit également pouvoir se faire facilement du bas vers le haut. Il faut donc atteindre un certain équilibre avec la hiérarchie. La communication doit aussi être possible avec les autres départements. »
Une structure à exploiter
Dans une organisation matricielle, les lignes hiérarchiques traditionnelles s’effacent au profit d’une approche en réseau. Cette flexibilité est particulièrement appréciée des jeunes générations, qui privilégient l’autonomie et la collaboration.
Cependant, ce modèle ne doit pas être perçu comme une panacée. Il exige une adaptation organisationnelle et individuelle, ainsi qu’une gestion rigoureuse des zones grises. En s’appuyant sur des pratiques éprouvées et en favorisant la communication, les ressources humaines peuvent transformer les défis du matriciel en opportunités, créant ainsi des environnements de travail dynamiques et inclusifs.