Objectif

La présente politique a pour but de définir les modalités en vertu desquelles l’Association établit les frais exigés pour compenser monétairement les dépenses et les inconvénients encourus par celle-ci lors d’annulation par un∙e participant∙e ou d’un partenaire de son inscription à une formation ou une activité de l’AIMQ.

Champ d’application

La présente politique s’applique à toute annulation d’une inscription faite par un∙e membre ou un∙e non-membre de l’Association à une activité de formation payante, à ou au congrès annuel de l’Association. Elle s’applique également aux organisations ayant réservé un espace du salon des exposants du congrès annuel de l’AIMQ.

Modalité d’application

L’annulation d’une inscription doit être effectuée par écrit, soit par l’envoi d’un courriel soit par un appel à l’AIMQ. En cas de l’annulation de l’inscription du ou de la participant∙e, les frais exposés aux pages 2 et 3 (voir les tableaux) seront retenus ou exigés.

Exceptions

Un∙e participant∙e peut être remplacé∙e sans frais jusqu’à la date d’une activité de formation ou du congrès annuel à la condition que le∙la remplaçant∙e provienne de la même municipalité et, dans le cas du congrès, qu’il∙elle soit membre de l’Association, exception faite des formations gratuites offertes par l’AIMQ et reconnues par l’Ordre des ingénieurs municipaux (OIQ) pour lesquelles la substitution n’est pas permise.

Nonobstant ce qui précède, tout∙e participant∙e qui doit annuler son inscription à une activité de formation ou au congrès annuel de l’Association pour des raisons de santé peut obtenir le remboursement complet de ses frais d’inscription sur dépôt à l’Association d’une attestation médicale confirmant le motif de ladite annulation. Ces exceptions ne s’appliquent pas aux exposant∙e∙s du congrès annuel de l’Association.

Annulation par l’Association

L’Association se réserve le droit d’annuler tout groupe de discussion, formation ou événement qui n’atteint pas le nombre minimal requis pour la tenue des séances prévues.

En cas d’annulation, par l’Association, d’une activité de formation, celle-ci :

• Pourrait être reportée à une date ultérieure. Si la date proposée ne convient pas au participant, il pourra annuler sans frais dans les cinq jours de l’annonce de la nouvelle date par courriel. Au-delà, la politique d’annulation par le participant (détaillée ci-dessous) sera en vigueur.
• Sera remboursée en totalité au participant, s’il n’y a pas de report prévu. Les participants inscrits seront avisés par courriel de l’annulation de l’activité ou du report de l’activité, au moins cinq jours avant la date à laquelle devait se tenir l’activité.