Lauréate 2022 du prix en Gestion des actifs municipaux de l’AIMQ pour son projet Développement d’une culture de gestion d’actifs à Sherbrooke – la collaboration au cœur de la démarche, la Ville de Sherbrooke va de l’avant et fait preuve de leadership pour paver la voie au changement en matière de gestion intégrée d’actifs.
Confrontée, comme bien d’autres municipalités, à des infrastructures vieillissantes et à la nécessité de répondre aux nouvelles tendances sociétales, la Ville de Sherbrooke travaille sur une vaste initiative visant à développer une vision commune autour d’un plan de gestion d’actifs décloisonné, intégré et dynamique.
De gauche à droite : Mikael Drouin (contremaitre technique, Service de l’entretien et de la voirie), Sébastien Gagnière (chef de section, Service de l’entretien et de la voirie), Antoine S. Petit (chef de division, Service de l’entretien et de la voirie), Louis-Martin Guénette (conseiller principal à la direction générale), Guylaine Boutin (directrice générale adjointe, Relations avec la communauté), Marc-Antoine Pinard (directeur, Service des technologies de l’information), Pierre Trottier (directeur, Service de l’approvisionnement et des équipements), Jean-François Jutras (conseiller principal à la direction générale), Louis Nadeau (chef de division, Service de l’entretien et de la voirie, Sylvain Demers (chef de division, Service des technologies de l’information).
Travailler en transversalité autour d’une vision commune
Entreprise en 2016 au sein des actifs immobiliers, la démarche de gestion dynamique de l’information sur l’état des bâtiments a permis de poser les bases d’un travail de collaboration et de transversalité. Fort de cette démarche, le travail s’est poursuivi par la révision du processus d’élaboration du programme triennal d’immobilisation.
« L’objectif était alors d’instaurer une nouvelle approche permet tant de voir les besoins d’investissements en infrastructures des différents services et leur impact sur les budgets de fonctionnement dans le même portefeuille de projets, avec la vision de développer ultérieurement un plan de gestion qui chapeaute ces actifs sur la totalité de leur cycle de vie », explique Guylaine Boutin.
« L’exercice de la Division des bâtiments a démontré aux collègues des autres services que l’accès à des données de qualité et bien structurées permettait de prendre au quotidien des décisions éclairées tout en ayant une vision à long terme », précise Jean Lussier, chef de Division des bâtiments, maintenant retraité, mais qui a lancé l’initiative.
Cette première démarche soutenue par le programme de financement en gestion d’actifs de la Fédération canadienne des municipalités (FCM) s’est ensuite engagée dans une seconde phase. Un comité de gestion représentant trois services a été créé en 2020 avec comme mandat de poursuivre le travail. Chaque service a été invité à évaluer son niveau de maturité en matière de gestion d’actifs et à alimenter le modèle de plan de gestion conçu par les membres.
Ce dernier inclut des sections sur l’inventaire des actifs, l’état, les niveaux de services, la qualité des données et les stratégies de gestion.
« Le déficit d’informations pertinentes et accessibles sur les nombreux actifs sous responsabilité municipale complexifie l’élaboration des plans triennaux d’immobilisation et renforce la culture d’investissements par opportunités de financement qui prévaut généralement au sein des organisations. Nous sommes plusieurs à penser que le temps est venu de changer cette culture pour se tourner vers un modèle de gestion intégrée qui repose notamment sur les niveaux de service et sur la valeur optimale des infrastructures pour les citoyens, et ce, tout au long de leur cycle de vie. » explique Guylaine Boutin, directrice générale adjointe, Relations avec la communauté.
Faciliter la prise de décision grâce à des outils de suivis dynamiques
Les discussions au sein du comité ont rapidement mené au constat qu’une base de données capable d’alimenter le plan de gestion d’actifs était devenue essentielle pour le personnel responsable des familles d’actifs de chacun des services. Un tableau de bord dynamique servant d’interface pour questionner ou analyser de manière plus approfondie l’inventaire ou l’état de la famille d’actifs a été élaboré. Versée dans l’écosystème de Microsoft 365, la base de données permet désormais aux services de planifier plus efficacement leurs activités de gestion et de faciliter la prise de décision. Elle exploite le potentiel de cet écosystème interactif pour améliorer les pratiques collaboratives permettant d’assurer une gestion intégrée.
Les retombées de ce projet en termes de ressources humaines et matérielles sont déjà éloquentes. À titre d’exemple, le travail amorcé au sein du Service des technologies de l’information permet de dresser des portraits réalistes des ressources matérielles et logicielles, d’établir une vision à long terme sur ces familles d’actifs et de définir les priorités.
Le défi maintenant ? Assurer la pérennité de la démarche. « Il faut réussir à maintenir le projet comme une priorité dans l’organisation. Des efforts considérables et durables sont requis, mais nous avons démontré que ces efforts en valent la peine », affirme Guylaine Boutin.